Grundeinstellungen Hauptkostenstelle
Hier getätigte Einstellungen wirken sich lediglich auf die jeweilige Kostenstellen des Mandanten aus, für welchen diese explizit getätigt wurden.
Diese Grundeinstellungen sind vom AG nach erfolgter Schulung vorzunehmen, die vorhandenen Screenshots zeigen lediglich Beispielhafte Einstellungen.
Allgemein
Allgemeine Einstellungen
Bei Übernahme einer Musterbestellung „überprüfen“ automatisch ausführen
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Ist der Schalter gesetzt, wird beim Einfügen eines Produkts aus einer Musterbestellung sofort automatisch die Bestpreisprüfung ausgeführt.
Ist auch der Schalter „Automatisch günstigsten Artikel wählen“ in den Grundeinstellungen Mandant gesetzt, wird systemisch gleich der billigste aus allen zugeordneten Artikeln gesetzt.
Eindeutigkeit der Artikelnummern bei Verkaufslisten prüfen
Diese Funktion überprüft die Eindeutigkeit der Artikelnummern in Verkaufslisten und Wochenmenüplänen für dies betreffende Hauptkostenstelle und erzeugt bei Aktivierung eine Fehlermeldung, sobald ein Produkt mit derselben Artikelnummer doppelt eingefügt wird, z.B. in eine Verkaufsliste.
Wenn der Schalter beim Mandanten allerdings gesetzt ist, ist es irrelevant, welchen Zustand der Schalter der Hauptkostenstelle hat.
Automatische Lagerabbuchung (A)
Verbrauch autom. abbuchen
Aus den Verkaufszahlen errechneten Verbrauch automatisch vom Lager abbuchen:
Ist der Schalter gesetzt, werden beim Speichern einer Verkaufsstatistik für alle eingetragenen Produkte die verwendeten Einkaufsartikel ermittelt und vom lagerwirksam abgebucht. Produkte mit der Kennung „Lagerprodukt“ werden als Ganzes abgebucht. Dieser Schalter wirkt prinzipiell auch auf den Verkauf über Ausgangslieferscheine.
Bei Ausgangslieferscheinen ausschließlich Lagerprodukte abbuchen:
Ist allerdings dieser Schalter zusätzlich gesetzt, werden in Ausgangslieferscheinen ausschließlich „Lagerprodukte“ gebucht. Die Abbuchungen für die einzelnen Einkaufsprodukte sollten in dem Fall schon über die Produktion erfolgen.
Automatische Nummerngenerierung
Nummerngenerierung bei... 
Anzeige der Funktionen, bei denen eine automatische Nummerngenerierung möglich ist.
Präfix 
Hinterlegen einer Zeichenkette, welche vor die automatisch generierte Nummer kommt. (JJJJ -> Jahr wird automatisch generiert; MM -> Monat wird automatisch generiert; KST -> KST-Nummer wird automatisch mit in die Nummernkreise integriert).
Suffix 
Hinterlegen einer Zeichenkette, welche nach der automatisch generierten Nummer kommt. (JJJJ -> Jahr wird automatisch generiert; MM -> Monat wird automatisch generiert; KST -> KST-Nummer wird automatisch mit in die Nummernkreise integriert).
Anzahl Stellen des numerischen Teils 
Hinterlegen der Anzahl der Stellen der automatisch generierten Nummer.
Barcode Scanning System
Diese System wurde durch die App „necta Logistik“ ersetzt und wird zumindest in der Form nicht mehr angeboten. Einstellungen müssen jedoch, für Bestandskunden, welche dieses System weiterhin nutzen, erhalten bleiben.
Produktion
Produktionstage pro Woche
Diese Einstellung bestimmt, wie viele Produktstage pro Woche berücksichtigt werden.
Bei Etikettendruck Duplikat für „Zubereitung“ generieren
Wenn das Häkchen gesetzt ist, wird ein weiteres Etikett mit Zubereitungsanweisungen gedruckt.
Bei Etikettendruck Feld „Zutaten“ auf Steuerzeichen scannen
Bei gesetztem Schalter wird beim Aufbereiten der Drucketiketten der Zutatentext jedes Produkts auf das Steuerzeichen #NL# (New Label) gescannt. An jeder Stelle, wo dieses gefunden wird, wird der Text geteilt und eine Duplikatszeile für den Druck angelegt. Damit können Zutatentexte mit Überlänge auf mehrere Etiketten aufgesplittet werden.
Etikettendruck Behälter & Etikettendruck Schale
Maße
Hinterlegen der Maße der Etiketten in cm.
Aufteilung
Hinterlegen der Zeilen und Spalten je Seite
Abstände
Hinterlegen des Zeilenabstandes.
Seitenränder
Hinterlegen der Abstände zu den Seitenrändern.
Druck Hintergrund
Automatische Rechnungsgenerierung
Rechnungsdatum
Auswahl des Datums, welches bei automatischer oder halbautomatischer Rechnungsgenerierung auf der Rechnung gedruckt wird.
Kennzeichen geprüft setzen
Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, werden Rechnungen automatisch als geprüft gekennzeichnet.
Allgemeine Voreinstellungen
Leistungserbringende Kostenstelle für Menüvorbestellung
Wird über die Wochenmenüvorbestellung ein Auftrag angelegt, dann wird als Leistungserbringer die hier ausgewählte Kostenstelle verwendet.
Leistungserbringende Kostenstelle für externe Vorbestellung
Dasselbe gilt für die externe Vorbestellung (das ist Vorbestellung nur über Verkaufslisten).
Emailverteiler für Protokolle
Dauerauftrag
Hinterlegen einer oder mehrerer E-Mailadressen (Trennung durch Semikolon ;), an welche eine Bestätigung bei Dauerauftragsgenerierung gesendet werden soll.
Rechnung
Hinterlegen einer oder mehrerer E-Mailadressen (Trennung durch Semikolon ;), an welche eine Bestätigung bei Rechungsgenerierung gesendet werden soll.
Wareneingang
Hinterlegen einer oder mehrerer E-Mailadressen (Trennung durch Semikolon ;), an welche eine Bestätigung bei der Generierung eines Wareneingangsprotokolls gesendet werden soll.
Autom. Lieferschein Import
Hinterlegen einer oder mehrerer E-Mailadressen (Trennung durch Semikolon ;), an welche eine Bestätigung beim automatischen Import von Lieferscheinen des Lieferanten nach necta gesendet werden soll.
Schalter „Nur bei Fehlern senden“
Die Bestätigung wird nur versandt, wenn der automatische Import für einzelne Lieferscheine fehlgeschlagen ist.
Betriebsergebnis
Geschätzter WES für Verkaufserlöse
Hinterlegen eines geschätzten Wareneinsatzes.
Dieser Eintrag hat Relevanz für Betriebe, bei denen
- die Verpflegung auf Basis von Beköstigungstagen erfolgt\ - Verkäufe in „kleinem“ Umfang erfolgen
Beispiel:
- Es werden 100 Personen versorgt
- für die Verpflegung einer Person: Tagessatz von Euro 7,--
- kleiner Kiosk mit einem Umsatz von durchschnittlich Euro 200,-- täglich
Berechnungsbeispiel BKT für ein Monat (30 Tage):
- Verpflegsbudget: Euro 21.000,-- (100 Personen * Euro 7,-- * 30 Tage)
- Einnahmen durch Kiosk: Euro 6.000,-- (Euro 200,-- * 30 Tage)
- Gesamteinnahmen: Euro 27.000,--
- Annahme Wareneinsatz gesamt: Euro 20.000,-- (wird durch necta automatisch errechnet)
- Geschätzter Wareneinsatz für Verkaufserlöse: 40% Euro 2.400,-- (40% von 6.000,--)
Berechnung BKT:
- Einnahmen: 21.000,--
- Wareneinsatz: 17.600,-- (=20.000,-- abzüglich 2.400,--)
- Wareneinsatz in %: 83,81%
- BKT Ist: Euro 5,87 (17600 We/30 Tage/100 Personen)\
Der geschätzte Wareneinsatz für Verkaufserlöse ist die „Stellschraube“, mit welcher die Berechnung des BKTs „nachgeschärft“ wird, wenn es zusätzlich zur Verpflegung noch Verkäufe gibt, welche nicht im BKT berücksichtigt werden dürfen.
Standard-Produktbereiche
Auswahl Standardbereich
Auswahl eines Standardproduktbereiches, welcher beim Erstellen von Produkten automatisch zum Speichern vorbelegt wird.
Vorbelegungen
Ausgangslieferscheine – Abbuchungslager
Wird ein Ausgangslieferschein neu angelegt, dann werden diese Werte als Standardwerte hinterlegt. D.h. stellt man ein Abbuchungslager ein, dann wird dieses Feld des Ausgangslieferschein mit diesem Lager vorbefüllt.
Ausgangslieferscheine – Status
Die Vorgehensweise beim Status ist die selbige wie beim Abbuchungslager.
Lager für Produktionszugang
Lager für Produktionszugang betrifft die Produktion. Das ausgewählte Lager wird bei der Neuanlage einer Produktion als Feld „aufbuchen auf“ vorbelegt. Dafür muss zusätzlich die Produktionsplanung am Mandanten aktiviert sein.
Wochenmenüplan
Menüpläne für alle Hauptkostenstellen freigeben
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Hier kann die vom Mandanten geerbte Einstellung noch nach den Anforderungen der Kostenstelle überschrieben werden.
Anzahl der Grundprodukte je Verpflegsart limitieren auf
Ist der Schalter gesetzt und ein Wert hinterlegt, wird die Anzahl von Grundprodukten welchen in einen Wochenmenüplan oder eine Wochenmenüplanvorlage eingefügt werden, auf die den hinterlegten Wert begrenzt.
Nährwerte beim List & Label Druck unterdrücken
Ist der Schalter gesetzt, werden, trotz der im Formular vorgesehenem Parameter für Nährwert, diese beim Druck unterdrückt.
Menüpläne auf Produktkategorien prüfen
Ist der Schalter gesetzt, kann in der Maske Details in der Funktion Menüplanvorlage je Verpflegsart eine Produktkategorie eingetragen werden, auf die beim Speichern des Menüplans geprüft wird.
ACHTUNG! Daraus resultiert, dass ein Wochenmenüplan ausschließlich über eine Menüplanvorlage befüllt werden kann! Der daraus befüllte und gespeicherte Wochenmenüplan, kann in weiterer Folge vom Anwender geändert werden. Über diese vorgenommenen Änderungen wird ein Protokoll erzeugt, welches an eine oder mehrere Mail-Adressen versandt werden kann.
„Menüpläne für alle Hauptkostenstellen freigeben“. Hier kann die vom Mandanten geerbte Einstellung noch nach den Anforderungen der Kostenstelle überschrieben werden.
Spezifische Feldbezeichnungen
Stockdefinitionen
Hinterlegen einer frei wählbaren Bezeichnung für die jeweilige Stockdefinition
Preisebenendefinitionen
Hinterlegen einer frei wählbaren Bezeichnung der Preisebenen.
Kundenkontakt
Hinterlegen einer frei wählbaren Bezeichnung für den Code des Kundens. z.B. statt Code -> Fallnummer
Hinterlegen einer frei wählbaren Bezeichnung der Nummer des Kundens. z.B. statt Nummer -> Zimmernummer
Wochenmenüplan – Details Verpflegsart
Hinterlegen einer frei wählbaren Bezeichnung der Details Verpflegsart/Zusatztextes.
Aufschläge
Hinterlegen einer frei wählbaren Bezeichnung für die drei Systemseitig vorgegebenen Kalkulationsaufschläge „Rohaufschlag“, „Bedienzuschlag“ und „Profit“ je Kostenstelle. Diese überschreibt die in die ggf. in den Grundeinstellungen des Mandanten hinterlegten mandantenspezifische Bezeichnungen, jedoch ausschließlich für diese Kostenstelle.