Objektklassenlogik

Glossar

Abkürzung	Bedeutung
FSW	Fenz Software GmbH
SW	Software
necta	SW necta
HKSt.	Hauptkostenstelle Betrieb/Filiale/Außenstelle von ABC KW
WK.	Warenkorb-Kennung
Einkaufsprodukte	Oberbegriff für Grundprodukte, Verbrauchsstoffe und Handelswaren

Anwendungsfälle (Use Cases)

Die Logik der Objektklassen ersetzt die standardmäßig am Mandanten freigeschaltete Logik der „Zentralen Einkaufspolitik".

Unabhängig von der zuvor gewählten/bestehenden Datenbankeinstellung am Mandanten (Zentral/Dezentral/Mixed), können Artikel nach der Umstellung ausschließlich zentral zugeordnet werden.

Zur Nutzung selbst, müssen die Funktionen „Objektklassen" sowie „Zentrale Artikelzuordnungen -- Objektklassen/Hauptkostenstellen" durch FSW freigeschalten und ggf. bereits bestehende zentrale und/oder dezentrale Zuordnungen zwischen den Einkaufsprodukten des Mandanten sowie den jeweiligen Lieferantenartikeln in eine zentrale Objektklasse konvertiert werden.

Beides wird über den Verkauf FSW (verkauf@necta-group.com) angeboten und im Rahmen eines Releases durch FSW umgesetzt werden.

Anwendungsfall

In einem Gesamtunternehmen mit mehreren Hauptkostenstellen besteht die Herausforderung, unterschiedliche Konzepte über eine einheitliche Struktur an Grundprodukten jedoch mit unterschiedlichen Zuordnungen für Einkaufsartikel abzubilden.

Beispiele

Gleiche Grundprodukte sollen innerhalb einer Kette von Kliniken und Krankenhäusern unterschiedlichen Lieferantenartikel für Wahlleistungs- und Kassenpatienten zugeordnet werden.
Gleiche Grundprodukte sollen in einer Hotelkette unterschiedliche Lieferantenartikel für First Class und Bed & Breakfast Hotels zugeordnet werden.
Gleiche Grundprodukte sollen bei einem Kantinenbetreiber unterschiedliche Lieferantenartikel für Unimensen und Casinos in Firmenzentralen zugeordnet werden.

Grundprodukt	Lieferantenartikel (Kassenklinik)	Lieferantenartikel (First Class)
Frischkäse Portion 20g	Eigenmarke Lieferant	Markenprodukt
H-Milch 3,5%	10 Liter Bag in Box	1 Liter Bio-Milch

Umsetzung allgemein

Info

Eine Objektklasse stellt eine organisatorische Kategorie dar, mit deren Hilfe Einkaufsartikel spezifischen Grundprodukten zugeordnet werden können. Dabei können Einkaufsartikel aus verschiedenen Objektklassen, wie beispielsweise "10 Liter Bag in Box" aus der Klasse "Bed & Breakfast" oder "1 Liter Bio-Milch" aus "First Class", demselben Grundprodukt (etwa H-Milch) zugeordnet werden.

Einzelne oder Gruppen von Hauptkostenstellen werden in necta unterschiedlichen Objektklassen zugeordnet. Diese Objektklassen sind von Anzahl und Benennung her frei definierbar.

Beispiele könnten sein: Standardsortiment, Kernsortiment, Alle Betriebe, Privatkliniken, Care, Business, B\&B, First Class, usw...

Je Objektklasse, können einem Einkaufsprodukt beliebig viele Lieferantenartikel zugeordnet werden.

Jeder Lieferantenartikel kann, über alle Objektklassen betrachtet, jeweils nur einem Einkaufsprodukt zugeordnet werden.

Umsetzung detailliert

Basisdaten/Grundeinstellungen

Anlage von Objektklassen

Im Menüpunkt -> Verwaltung -> Kostenstellen -> Objektklassen

können über die allgemein übliche Arbeitsweise der Software im Änderungsmodus Zeilen hinzugefügt, gelöscht oder verschoben werden, siehe nachfolgende Abbildung 02:

Abbildung 02: *Button zum Hinzufügen, Löschen oder Verschieben von Zeilen*

Die einzelnen Zeilen stehen jeweils für eine benötigte Objektklasse (Abbildung 03), und können beliebig benannt und mit einem Code versehen werden. Im Anschluss sind die angelegten Objektklassen zu speichern und stehen nach einem einmaligen Logout und Login am Mandanten zur weiteren Verwendung zur Verfügung.

Abbildung 03: Angelegte Objektklassen vor dem Speichern

Zuordnung von Hauptkostenstellen zu Objektklassen (dezentral je Hauptkostenstelle)

Im Anschluss kann je Hauptkostenstelle im Menüpunkt Verwaltung - Kostenstellen - Kostenstellen, jede Hauptkostenstelle beliebig vielen Objektklassen zugewiesen werden.

Abbildung 04: *Zuweisung der Objektklassen zur jeweiligen HKSt. vor dem Speichern*

Zuordnung von Objektklassen zu Hauptkostenstellen (Zentral über den Controller)

Alternativ kann die Zuordnung in der Benutzeroberfläche des Controller im Menüpunkt Controlling Verwaltung Kostenstellen Gültigkeiten (Auswahl „Objektklassen"), zentral je Objektklasse für einzelne, alle oder mehrere Hauptkostenstellen erfolgen

Zentrale Artikelzuordnungen - Objektklassen

Die unter Punkt 4.1.1. angelegten Objektklassen, stehen im Controller im Menüpunkt Controlling Verwaltung Zentrale Artikelzuordnungen Objektklassen zur Zuordnung der Lieferantenartikel zu den Einkaufsprodukten des Mandanten.

Abbildung 05: *Auswahl der Objektklassen im Controller zum vornehmen der zentralen Zuordnungen*

Festlegen des Artikelsortiments

Je Objektklasse können in necta für ein einzelnes Einkaufsprodukt beliebig viele Lieferantenartikel zugeordnet werden. Dazu können in der Suchfunktion einzelne, eine Auswahl an oder alle Grundprodukte über den Button „Suche" geladen werden:

Abbildung 06: *Anzeige eines Grundproduktes mit drei dazugehörigen Artikelzuordnungen*

Im Änderungsmodus können in der Artikelsuche (untere Bildschirmhälfte) Lieferantenartikel gesucht und mit Doppelklick dem markierten Einkaufsprodukt zugeordnet werden:

Abbildung 07: *Suche nach Lieferantenartikeln und Anzeige der Ergebnisse*

Dazu ist im ersten Schritt, das jeweilige Grundprodukt in der oberen Bildschirmhälfte mit einem einfachen Mausklick zu markieren (Zeile wird dann blau hervorgehoben, siehe Abbildung 07). Im zweiten Schritt ist der Lieferantenartikel, welcher dem Grundprodukt zugewiesen werden soll, mit einem Doppelklick dem ausgewählten Grundprodukt zuzuordnen (Abbildung 08).

Der Vorgang der Artikelsuche und der Zuordnung kann so oft wiederholt werden, bis die gewünschten Artikelzuordnungen vorgenommen wurden.

Im Anschluss sind die Zuordnungen zu speichern (Abbildung 08) und es können wahlweise weitere Zuordnungen zu anderen Einkaufsprodukten, oder aber auch die Objektklasse gewechselt und für diese Zuordnungen vorgenommen werden.

Dies kann durch den Anwender über die Suchfunktion beliebig gesteuert werden.

Abbildung 08: *Zuordnung eines Lieferantenartikels zur einem Einkaufsprodukt und Speichern*

Zuordnungen für Lieferantengruppen

Im Gegensatz zur Standardfunktionalität „Zentrale Einkaufspolitik" ist bei der Objektklassenlogik keine automatische Zuordnung eines einheitlichen Lieferantenartikels über alle Lieferanten einer Gruppe möglich/gewünscht.

Aus diesem Grunde, können in der Objektklassenlogik Mehrfachzuordnungen vorgenommen werden.

Um diese vornehmen zu können, muss das betreffende Grundprodukt in der oberen Hälft des Bildschirms mit einem einfachen Mausklick markiert werden (Zeile wird blau hervorgehoben).

Im unteren Bereich des Bildschirms, können mit der Taste STRG und der Maus mehrere Produkte markiert werden. Mit dem Betätigen des Schalters "+" (Plus) in der Oberfläche (hier rot markiert), werden alle Artikel dem oben markierten Grundprodukt zugeordnet werden.

Umgekehrt, können ebenfalls im oberen Bereich mehrere dem Grundprodukt zugeordneten Artikel mit dem Schalter „-" (Minus) wieder entfernt werden.

Abbildung 09: *Zuordnung mehrerer Lieferantenartikels zu einem Einkaufsprodukt*

Fehlerhafte Zuordnungen

Wie eingangs bereits erwähnt, kann jeder Lieferantenartikel über alle Objektklassen betrachtet, jeweils nur einem Einkaufsprodukt zugeordnet werden.

Im Falle das ein Lieferantenartikel bereits einem anderen Einkaufsprodukt zugeordnet wurde, erscheint nachfolgende Fehlermeldung.

Abbildung 10: *Fehlermeldung beim Speichern einer fehlerhaften Zuordnung*

Warning

Die Fehlermeldung erscheint aktuell erst beim Speichern der fehlerhaften Zuordnung. Aus diesem Grund wird geraten, beim Vornehmen von zahlreichen Zuordnungen des öfteren zwischen zu speichern.

Zusätzliche Funktionen im Rahmen der Objektklassen

Artikelsuche in der HKSt. Funktion „Planung Bestellung"

Sperrung der Artikelsuche

Im Rahmen der Umstellung des Mandanten auf die Objektklassenlogik, kann die Funktionalität zur Artikelsuche im Rahmen der Funktion „Planung Bestellungen" deaktiviert werden. Anwender der HKSt. haben dann keine Möglichkeit mehr, im Rahmen der Bestellung nach Lieferantenartikeln zu suchen und ggf. Artikel ohne zentrale Zuordnung zu bestellen.

Bestellung eines Artikels nur bei bestehender Zuordnung

Sollte die Artikelsuche nicht gesperrt bzw. eine Sperrung nicht gewünscht sein, besteht die Möglichkeit, den Versand ohne bestehende Zuordnung zu unterbinden. Der Anwender kann dann im Rahmen der Bestellung zwar Artikel beim Lieferanten suchen und in die Bestellung einfügen, jedoch diese ohne eine zentrale Zuordnung nicht bestellen.

Die notwendige Einstellung dazu findet sich im Bereich Verwaltung -> Grundeinstellungen -> Mandant -> Bestellungen Option „Bestellpositionen auf gültige Artikelzuordnungen prüfen".

Versand von Artikeln ohne zentrale Zuordnung

Sollte weder die Artikelsuche gesperrt noch die Prüfung der Bestellpositionen auf gültige Artikelzuordnungen aktiviert sein, kann der Anwender beliebig Artikel auch ohne zentrale Zuordnung zu einer Objektklasse suchen und in die Bestellung einfügen, sowie diese Bestellung versenden.

Schalter „Kernsortiment"

Grundsätzlich sind alle dem Einkaufsprodukt zugeordneten Lieferantenartikel durch jede Hauptkostenstelle bestellbar, welche der jeweiligen Objektklasse zugeordnet wurde.

Der Haken in der Spalte „Kernsortiment", kennzeichnet einen zentral bevorzugten Artikel. Bei jedem Einfügen eines Einkaufsproduktes in eine Bestellung, wird dem Anwender (unabhängig von der Art, wie dieses Einkaufsprodukt in die Bestellung gelangt ist) dieser Lieferantenartikel zur Bestellung vorgeschlagen.

Der Anwender hat die Möglichkeit, einen anderen Artikel zu bestellen. Im Rahmen der nächsten Bestellung wird dem Anwender jedoch wieder der zentral bevorzugte Artikel (Kernsortiment) vorgeschlagen.

Schalter „Warenkorb"

Kennzeichnet einen Artikel als Warenkorbartikel und steht z.B. für einen mit dem Lieferanten speziell verhandelten Artikel (z.B. Ordersatz des Kunden). Dient als Filterkriterium im Rahmen der Bestellung.

Zentrale Artikelzuordnungen - Hauptkostenstelle

In dieser Funktion können je Hauptkostenstelle alle zugeordneten Lieferantenartikel über alle Objektlassen hinweg angezeigt und weiter unterteilt werden.

Schalter „HKSt.-Sortiment"

Schalter derzeit ohne Verwendung.

Schalter „Bevorzugt"

Definiert einen bevorzugten Artikel der Hauptkostenstelle, welcher aus dem freigegebenen Sortiment gewählt werden kann. Die Definition kann sowohl durch die HKSt. selbst, im Rahmen der Bestellung, als auch durch den Controller-User zentral erfolgen.

Der Controller-User hat ebenfalls die Möglichkeit, eine durch die Hauptkostenstelle vorgenommene Bevorzugung hier wieder zu entfernen.

Abbildung 12: *Schalter „Bevorzugt" in der Funktion „Zentrale Artikelzuordnungen -- Hauptkostenstelle"*

Schalter „gesperrt"

Einzelne oder mehrere Zuordnungen zu Einkaufsartikeln der Objektklassen, können durch einen Controller-User je Hauptkostenstelle gesperrt werden.

Somit kann die betroffene HKSt., trotz freigegebener Objektklasse, bestimmte Einkaufsartikeln nicht bestellen.