28. Lieferscheine

Allgemeines

Man unterscheidet zwischen folgenden Möglichkeiten, um Lieferscheine einzugeben:

• Manuelle Lieferscheineingabe
• Lieferscheine auf Basis von Bestellungen
• Elektronische Lieferscheine

Die Eingabe der Lieferscheine unterstützt u.a. folgende weiterführenden Funktionalitäten:

• Preisnachführen am Grundprodukt (falls die Grundeinstellung am Mandant gesetzt wurde; siehe Grundeinstellungen am Mandanten)
• Warenzugänge auf das Lager bzw. auf verschiedene Lager
• Einkaufsstatistik
• Vergleich zwischen Bestellungen und tatsächlich gelieferter Menge
• Vergleich mit Eingangsrechnungen
• Überprüfung der Allergene bzw. deklarationspflichtigen Stoffe, sowie LMIV-Datenübernahme bei Eingabe des Lieferscheins

Sie finden Lieferscheine im Modul "Lager", unter dem Menüpunkt "Lieferscheine":

Erstellen von Lieferscheinen

Bezeichnung

Hier kann die Bezeichnung des Lieferscheins angegeben werden. Wenn keine Bezeichnung hinterlegt wurde, wird beim Speichern des Lieferscheins automatisch die Lieferscheinnummer und der Namen des Lieferantens verwendet. Im späteren Verlauf kann dann mit dieser Bezeichnung nach dem Lieferschein gesucht werden. (Bei elektronischen Lieferscheinen wird dieses Feld automatisch befüllt).

Datum

Hier wird das Datum ausgewählt, welches am Lieferschein angegeben ist. (Bei elektronischen Lieferscheinen wird dieses Feld automatisch befüllt).

Lieferant

Hier wird der Lieferant ausgewählt, welcher den Lieferschein ausgestellt hat.

Nummer

Hier wird die (Lieferschein)-Nummer eingegeben, welche am Lieferschein vermerkt ist. (Bei elektronischen Lieferscheinen wird dieses Feld automatisch befüllt).

Lager

Hier wird das Lager ausgewählt, auf welches die Warenzugänge gebucht werden sollen.

Arbeiten mit "Artikelsuche"

Die "Artikelsuche" wird u.a. dafür verwendet, die Einkaufsartikel bei den diversen Lieferanten zu suchen und dem Lieferschein hinzuzufügen.

Öfnnen der Artikelsuche

Den Button "Artikelsuche" findet man am unteren Bildschirmrand. Per einfachem Mausklick öffnet sich das Fenster "Artikelsuche"

Danach öffnet sich folgendes Fenster:

Hinzufügen von Artikeln, Mengen und Preisen

Suche nach Artikel

Unter "Bezeichnung" kann man nach den Einkaufsartikeln suchen. Entweder per Artikelnummer oder nach der Artikelbezeichnung. In diesem Fall wurde die Artikelnummer gewählt.

Hinzufügen des Artikels

Per Doppelklick auf den Artikel wird dieser oben dem Lieferschein hinzugefügt.

Artikel im Lieferschein

Der Artikel erscheint nun oben im Lieferschein und die Verknüpfung zum Grundprodukt kann erfolgen (insofern noch keine Verknüpfung vorhanden ist, oder das Grundprodukt umverknüpft werden soll)

Menge Verpackungseinheit

Unter Menge VE kann die Anzahl der gelieferten Verpackungseinheiten eingetragen werden.

Menge Anbruchseinheit

Unter Menge AE kann die Anzahl der gelieferten Anbruchseinheiten eingetragen werden. In diesem Beispiel ist die Anbruchs- und Verbackungseinheit dieselbe (Packung). Ein alternatives Beispiel wäre z.B. Milch 1l: Hier könnte die Verpackungseinheit ein Karton á zehn Packungen sein und die Anbruchseinheit eine Packung.

Stückpreis

Hier wird der Preis pro Stück automatisch errechnet.

Listenpreis

Hier wird der Gesamtpreis für die Gesamtmenge des bestellten Einkaufsartikel eingetragen.

Menge je Anbruchseinheit

Hier sieht man welche Menge (kg, l oder Stück) sich in einer Anbruchseinheit befindet. In diesem Fall ist das 1 Packung á 10l.

Buchungsmenge

Hier wird die Menge errechnet, welche als Warenzugang aufs Lager gebucht wird.

Grundproduktverknüpfung

Hier sieht man anhand der leeren Zeile, dass noch kein Grundprodukt verknüpft wurde. Verknüpfungen mit Grundprodukten werden im nächsten Punkt beschrieben.

Zuordnung von Grundprodukt, Verbrauchsstoff und Handelsware

Auswahl des Produktes

Hier kann zwischen Artikel, Grundprodukten, Verbrauchsstoffen und Handelswaren gewählt werden. In diesem Fall handelt es sich um ein Grundprodukt.

Produktbereich

Hier kann nach verschiedenen Produktbereichen gefiltert werden.

Produktklasse

Hier kann nach verschiedenen Produktklassen gefiltert werden.

Produktbezeichnung

Hier kann nach der Bezeichnung des Grundproduktes gesucht werden.

Weitere Filtermöglichkeiten

Hier kann nach weiteren Attributen und Eigenschaften gefiltert werden.

Zuordnung des Grundproduktes zum Einkaufsartikel

Zuerst müssen Sie den Einkaufsartikel im oberen Bereich per Mausklick markieren. Dadurch färbt sich die Zeile blau:

Im Anschluss daran ordnet man per Doppelklick das Grundprodukt zu

das Grundprodukt mit dem Einkaufsartikel.

Zuordnung erfolgreich

Im Anschluss daran ist das Grundprodukt in der markierten Zeile ersichtlich:

Button "Rechnen"

Nachdem man den Einkaufsartikel hinzugefügt hat, dieser mit einem Grundprodukt verknüpft wurde und die Mengen und Preise hinterlegt sind, kann man das Grundprodukt auf Buchungsmenge, Allergene und deklarationspflichtige Stoffe überprüfen.

Überprüfen von Allergenen, dekl.pfl. Stoffen und Buchungsmenge

Nachdem man den Button "Rechnen" gedrückt hat, erscheint folgendes Bild:

Status: Allergene

Der Artikel hat maximal die Allergene des Grundprodukts

Der Artikel hat zu einzelnen Allergenen keine Informationen enthalten und könnte mehr Allergene als das Grundprodukt enthalten

Der Artikel hat mehr Allergene als das Grundprodukt

Der Artikel ist zentral verknüpft

Status deklarationspflichtige Stoffe

Der Artikel hat maximal die dekl. pfl. Stoffe des Grundprodukts

Der Artikel hat zu einzelnen dekl. pfl. Stoffe keine Informationen enthalten und könnte mehr dekl. pfl. Stoffe als das Grundprodukt enthalten

Der Artikel hat mehr dekl. pfl. Stoffe als das Grundprodukt

Der Artikel ist zentral verknüpft

Buchungsmenge

Bei der Eingabe von Lieferscheinen ist es essentiel die Buchungsmenge zu überprüfen. Die Mengen die hier errechnet werden, sind die Mengen die tatsächlich auf das ausgewählte Lager gebucht werden. Die Buchungsmenge errechnet sich folgendermaßen:

Die Menge in der Spalte "Menge AE" wird mit der Menge in der Spalte "Mng./AE" multipliziert.

Beispiel 1: Schwarzbrot

Hier wird 6,00 (Wecken) x 2,500 (kg) = 15,00 kg errechnet. Somit werden 15,00 kg Schwarzbrot auf das Lager gebucht.

Beispiel 2: Kipferl

Hier wird 20,00 (Stk) x 1,00 (Stk) = 20,00 Stk errechnet. Somit werden 20,00 Stk Kipferl aufs Lager gebucht.

Manuelle Lieferscheineingabe

Unter "manueller Lieferscheingabe" versteht man die Lieferscheineingabe durch manuelles hinzufügen von Grundprodukten, Verbrauchsstoffen und Handelswaren.

Sollten Bestellungen nicht über necta durchgeführt werden und/oder keine elektronischen Lieferscheine vom Lieferanten übermittelt werden, ist dies der übliche Weg um Lieferscheine einzugeben.

Nach dem Erstellen des Lieferscheins öffnet man die Artikelsuche:

Hier fügt man alle Artikel des Lieferscheins hinzu und überprüft, ob diese einem Grundprodukt, Verbrauchsstoff oder einer Handelsware zugeordnet sind.

Anschließend überprüft man den manuellen Lieferschein auf Buchungsmenge, Allergene und deklarationspflichtige Stoffe.

Per Klick auf den "Pfeil zurück"-Button, kehrt man zur Hauptansicht zurück, in welcher man den Lieferschein per "Speichern" fertigstellt.

Lieferscheine auf Basis von Bestellungen

Sollten keine elektronischen Lieferscheine vom Lieferanten zur Verfügung gestellt werden, können Lieferscheine auch auf Basis von bereits getätigten Bestellungen durchgeführt werden, damit man sich das Hinzufügen der einzelnen Artikel und Produkte spart.

Dafür erstellt man den Lieferschein in gewohnter Art und Weise.

Bestellungen auswählen

Im Dropdown-Menü unter dem "Suche"-Button wählt man Bestellungen aus. Danach sucht man nach der Bestellung, die man in den Lieferschein laden möchte.

Suche nach Bestellung

Nach der Bestellung kann man über die Bezeichnung oder über andere Filtereinstellungen suchen.

Bestellung in den Lieferschein laden

Per "Doppelklick" auf die "Bestellung für Montag 27.08.2018" wird der Lieferschein in die Bestellung geladen:

Danach öffnet man die Artikelsuche und kontrolliert folgende Werte:

• Überprüfung, ob die Mengen und Preise (auf Basis der Bestellungen) mit den tatsächlich gelieferten Mengen und Preisen am Lieferschein übereinstimmen.
• Überprüfung, ob Zuordnungen zu Produkten vorhanden sind.
• Überprüfung, ob Allergene, dekl. pfl. Stoffe und Buchungsmengen stimmen.

Per Klick auf den "Pfeil zurück"-Button, kehrt man zur Hauptansicht zurück, in welcher man den Lieferschein per "Speichern" fertigstellt.

Elektronische Lieferscheine

Wenn Lieferanten die Möglichkeit von elektronischen Lieferscheinen zur Verfügung stellen, kann man diese direkt in necta importieren.

Dafür erstellt man, wie gewohnt einen Lieferschein. Hinweis: Bei elektronischen Lieferscheinen muss keine Bezeichnung, kein Datum und keine Lieferscheinnummer eingegeben werden!

Importieren des elektronischen Lieferscheins

Nachdem man den Lieferanten und das Lager ausgewählt hat, klickt man auf den Button "Import". Danach öffnet sich das Import-Fenster zur Dateiauswahl.

Import-Fenster

Hier wählt man die gewünschte Datei (Lieferschein) aus:

Per "Klick" auf den "Import"-Button wird der elektronische Lieferschein in den Lieferschein geladen.

Warning

Es darf immer nur ein elektronischer Lieferschein pro Lieferschein in necta importiert werden. Sobald man einen elektronischen Lieferschein in necta speichert, verschwindet dieser aus dem "Import-Fenster". Wenn zwei Lieferscheine auf einmal importiert und gespeichert werden, verschwindet nur der Erste aus dem "Import-Fenster" und der Zweite bleibt weiterhin in der Liste. Das kann dazu führen, dass elektronische Lieferscheine doppelt gespeichert und dadurch doppelt aufs Lager gebucht werden.

Danach öffnet man die Artikelsuche und kontrolliert folgende Werte:

• Überprüfung, ob die Mengen und Preise (auf Basis der Bestellungen) mit den tatsächlich gelieferten Mengen und Preise am Lieferschein übereinstimmen.
• Überprüfung, ob Verknüpfungen zu Produkten vorhanden sind.
• Überprüfung, ob Allergene, dekl. pfl. Stoffe und Buchungsmengen stimmen.

Per Klick auf den "Pfeil zurück"-Button, kehrt man zur Hauptansicht zurück, in welcher man den Lieferschein per "Speichern" fertigstellt.

Erstellen eines Vergleichs zur Bestellung

necta bietet die Möglichkeit direkt im Lieferschein einen Vergleich zur Bestellung zu erstellen. Entweder erstellt man den Verlgeich bei der Neuanlage eines Lieferscheins, oder man ändert einen bestehenden Lieferschen.

Auswahl von Bestellungen

Auswahl von "Bestellungen" im Drop-Downmenü.

Auswahl Bestellungen in Struktur

Klick auf den Reiter "Bestellungen". Wenn man unter dem Reiter "Details" die Bestellung hinzufügen würde, würden die Artikel der Bestellung dem Lieferschein hinzugefügt werden. Zum Erstellen von Vergleichen muss die Bestellung in den Reiter "Bestellungen" hinzugefügt werden.

Suchparameter

Auswahl bzw. hinterlegen der Suchparameter. In diesem Beispiel wurde nach der Bezeichnung der Bestellung gesucht.

Suche

Per Klick auf den Button "Suche" wird nach der entsprechenden Bestellung gesucht.

Bestellung hinzufügen

Per Doppelklick auf die gesuchte Bestellung wird diese dem Lieferschein hinzugefügt.

Ergebnis

Nachdem die Bestellung erfolgreich hinzugefügt wurde, erscheint diese in der Struktur.

Vergleich erstellen

Per Klick wird der Reiter Vergleich ausgewählt. Hier erscheint folgende Struktur:

Per Klick auf den Button "Vergleich erstellen" wird der Lieferschein mit der Bestellung abgeglichen.

Überpfrüfen des Vergleichs

Vergleich Bestellmenge zu Liefermenge

Bei Änderungen der Bestellmenge werden die Positionen rot markiert.

Vergleich Bestellpreis zu Lieferpreis

Bei Unterschieden von Bestellpreisen und Lieferpreisen werden diese rot bzw. wenn es zum Vorteil des Kundens ist grün markiert.